Apa Itu Invoice? Perbedaannya dengan Nota dan Kuitansi

Apa itu Invoice? Jika Anda adalah seorang pengusaha atau pebisnis, maka Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah yang satu ini. Invoice atau faktur merupakan dokumen penting yang berisikan rincian transaksi jual beli .Dokumen ini biasanya dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran yang harus dilakukan. Invoice juga sering kali dianggap sama dengan kuitansi atau nota, padahal sebenarnya ketiganya memiliki perbedaan. Apa saja perbedaan di antara ketiganya dan bagaimana cara membuat invoice yang benar dan sesuai kebutuhan? Adakah contoh yang bisa dijadikan acuan? Tenang, untuk menjawab semua pertanyaan Anda, simak terus pemaparan di bawah ini ya.

Apa Itu Invoice?

Sebelumnya, Anda sudah mengetahui istilah akuntansi yang umum digunakan seperti apa itu PO atau Purchase Order, lalu juga mengenai annual report yang juga dikenal sebagai laporan tahunan, kini saatnya Anda juga mendalami mengenai apa itu invoice yang penting dalam bisnis. Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi jual beli terjadi. Dokumen ini berisi daftar barang atau jasa yang telah dibeli, jumlahnya, total harga, serta ketentuan pembayaran. Invoice berfungsi sebagai alat bukti transaksi yang sah dan dapat digunakan untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Dalam konteks pengiriman barang, invoice juga sering disebut sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan rincian produk yang dibeli, jumlahnya, dan harga per produk. Selain itu, invoice juga bisa berisi informasi lain seperti tanggal transaksi, metode pembayaran, dan informasi kontak penjual dan pembeli.

Pentingnya Invoice dalam Bisnis

Invoice adalah salah satu dokumen penting dalam bisnis. Selain berfungsi sebagai alat bukti transaksi, invoice juga memiliki peran penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa invoice penting untuk bisnis:

1. Meningkatkan Aliran Kas: Dengan invoice, penjual dapat menagih pembayaran kepada pembeli secara tepat waktu. Hal ini dapat membantu meningkatkan aliran kas dan kesehatan keuangan bisnis.
2. Meningkatkan Akurasi: Invoice membantu memastikan bahwa semua detail transaksi dicatat dengan akurat. Hal ini dapat membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.
3. Meningkatkan Profesionalisme: Penggunaan invoice dapat meningkatkan profesionalisme bisnis. Dengan invoice yang rapi dan terorganisir, bisnis dapat menunjukkan komitmennya terhadap kualitas dan layanan pelanggan.
4. Memudahkan Pelaporan dan Audit: Invoice adalah dokumen penting yang digunakan dalam pelaporan dan audit keuangan. Dengan invoice yang terorganisir, proses pelaporan dan audit dapat menjadi lebih mudah dan efisien.

Fungsi dan Tujuan Invoice

Invoice memiliki fungsi yang sangat penting dalam transaksi bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari invoice:

• Menagih Pembayaran

Invoice digunakan untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Dengan adanya invoice, penjual dapat memberikan rincian transaksi secara tertulis kepada pembeli, sehingga memudahkan proses penagihan.

• Bukti Transaksi

Invoice berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah antara penjual dan pembeli. Dokumen ini dapat digunakan sebagai acuan dalam hal terjadi perselisihan atau masalah terkait transaksi.

• Pencatatan Keuangan

Bagi penjual, invoice sangat penting untuk pencatatan keuangan dan pembukuan. Dengan adanya invoice, penjual dapat melacak penjualan, pendapatan, dan arus kas dengan lebih mudah dan akurat.

• Penghitungan Pajak

Invoice juga berfungsi sebagai alat bukti dalam penghitungan pajak. Dengan adanya invoice, penjual dan pembeli dapat menghitung pajak penjualan dan pajak penghasilan dengan lebih akurat.

Elemen Penting dalam Invoice

1. Identitas Perusahaan atau Bisnis Anda

Sebagai penjual, identitas Anda sangat penting untuk dicantumkan dalam invoice. Informasi ini mencakup nama lengkap Anda atau nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak. Menambahkan logo perusahaan juga dapat meningkatkan profesionalisme dan kredibilitas invoice Anda.

2. Identitas Klien atau Pembeli

Anda juga perlu mencantumkan identitas klien atau pembeli di dalam invoice. Ini mencakup nama lengkap klien, alamat lengkap, dan kontak yang bisa dihubungi. Informasi ini membantu memastikan bahwa invoice sampai ke pihak yang tepat.

3. Nomor Transaksi

Setiap invoice harus memiliki nomor transaksi atau nomor invoice yang unik. Ini penting untuk membedakan satu invoice dengan yang lain dan mempermudah proses pengarsipan Anda.

4. Tanggal Transaksi

Di dalam tanggal transaksi harus mencakup waktu kapan transaksi terjadi. Ini bisa mencakup tanggal dan jam transaksi, yang membantu dalam pelacakan dan rekonsiliasi transaksi.

5. Tanggal Jatuh Tempo

Selain tanggal transaksi, Anda juga perlu mencantumkan kapan waktu jatuh tempo. Tanggal jatuh tempo adalah waktu paling lambat klien harus menyelesaikan pembayaran. Biasanya, jatuh tempo invoice adalah 30 hari setelah dibuatnya invoice. Menyertakan ini dalam invoice Anda memastikan bahwa klien mengetahui kapan mereka diharapkan untuk melakukan pembayaran.

6. Deskripsi Barang atau Jasa

Tidak lupa, Anda perlu mencantumkan deskripsi singkat tentang barang atau jasa yang dipesan oleh klien. Hal ini harus dicantumkan secara rinci untuk mempermudah klien mencocokkan dengan barang atau jasa yang dipesan.

7. Total Biaya yang Perlu Dibayar

Jumlah atau Total biaya adalah jumlah uang yang harus dibayar oleh klien. Ini mencakup harga pokok setiap produk dan juga pajak jika ada. Menyertakan total biaya yang jelas dan rinci dalam invoice Anda memastikan bahwa tidak ada kebingungan tentang jumlah yang harus dibayar oleh klien.

8. Ketentuan Pembayaran

Selain itu, Anda bisa memasukkan ketentuan pembayaran sebagain informasi yang tak boleh terlewatkan. Ketentuan pembayaran adalah informasi tentang bagaimana klien harus membayar invoice. Di dalamnya bisa mencakup metode pembayaran, rincian jika pembayaran terlambat, uang muka, diskon, dan lainnya. Menyertakan ketentuan pembayaran yang jelas dalam invoice Anda membantu memastikan bahwa proses pembayaran berjalan lancar.

9. Kolom Pengesahan

Bagian terakhir adalah kolom pengesahan yang berfungsi sebagai bukti bahwa informasi yang ada dalam invoice telah diverifikasi dan disetujui. Ini juga menambah tingkat kepercayaan dan keaslian pada dokumen Anda. Di dalamnya, bisa dibubuhi cap atau tanda tangan dari yang berwenang atau perwakilan perusahaan. Tanda tangan ini bisa berupa tanda tangan basah (untuk dokumen fisik) atau tanda tangan elektronik (untuk dokumen digital). Pastikan untuk selalu memeriksa dan memverifikasi semua informasi sebelum memberikan tanda tangan Anda.

Cara Membuat Invoice

Membuat invoice yang baik dan benar adalah hal yang penting dalam bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti dalam membuat invoice:

• Tentukan Informasi Penjual dan Pembeli

Informasi ini mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email dari penjual dan pembeli. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa invoice dikirimkan kepada pihak yang tepat.

• Tambahkan Nomor Invoice

Setiap invoice harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan. Anda bisa menggunakan sistem penomoran yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

• Tentukan Tanggal Transaksi

Tanggal transaksi adalah tanggal ketika barang atau jasa diserahkan kepada pembeli. Tanggal ini penting untuk menentukan jangka waktu pembayaran.

• Daftar Barang atau Jasa

Daftar ini harus mencakup deskripsi barang atau jasa, jumlah, dan harga per unit. Jika ada pajak atau biaya tambahan, ini juga harus dicantumkan dalam invoice.

• Tentukan Total Harga

Total harga adalah jumlah total yang harus dibayar oleh pembeli. Total ini mencakup harga semua barang atau jasa, pajak, dan biaya tambahan.

• Tentukan Metode dan Ketentuan Pembayaran

Anda harus mencantumkan metode pembayaran yang diterima dan ketentuan pembayaran, seperti jangka waktu pembayaran dan denda jika pembayaran terlambat.

• Tambahkan Catatan atau Keterangan Tambahan

Jika ada informasi tambahan yang perlu disampaikan kepada pembeli, Anda bisa menambahkannya dalam bagian catatan atau keterangan.

Perbedaan Invoice, Nota, dan Kuitansi

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa dokumen yang sering digunakan dan terkadang bisa membingungkan. Tiga di antaranya adalah invoice, nota, dan kuitansi. Meskipun ketiganya berfungsi sebagai dokumen transaksi, namun ada perbedaan penting di antara invoice, nota, dan kuitansi:

1. Invoice: Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini berisi daftar barang atau jasa yang telah diserahkan oleh penjual kepada pembeli, beserta detail seperti jumlah, harga per unit, dan total harga. Invoice digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli.
2. Nota: Nota adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual setelah transaksi selesai. Nota biasanya berisi detail yang sama dengan invoice, namun nota dikeluarkan setelah pembayaran telah diterima oleh penjual. Nota berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi telah selesai dan pembayaran telah diterima.
3. Kuitansi: Kuitansi adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Kuitansi biasanya dikeluarkan setelah penjual menerima pembayaran dari pembeli. Kuitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran yang dapat digunakan oleh pembeli untuk klaim pajak atau tujuan lainnya.

Jadi, secara sederhana, invoice adalah permintaan pembayaran, nota adalah konfirmasi bahwa transaksi telah selesai, dan kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah diterima.

Contoh Invoice

Untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang apa itu invoice, berikut adalah contoh sederhana dari invoice:

• Contoh Invoice Tagihan

• Contoh Invoice Penjualan

• Contoh Invoice  Jasa

Jenis Invoice

Mungkin Anda penasaran selain mencari tahu apa itu invoice, sebenarnya ada berapa jenisnya? Secara umum, Anda bisa menggenal tiga jenis invoice. Namun sebenarnya, ada beberapa jenis invoice yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

1. Invoice Penjualan (Sales Invoice): Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh penjual untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada pembeli. Invoice ini mencakup detail seperti jumlah barang atau jasa yang dijual, harga per unit, total biaya, dan metode pembayaran yang tersedia.
2. Nota Debit (Debit Note): Nota ini biasanya dikeluarkan oleh penjual jika ada peningkatan dalam jumlah yang harus dibayar oleh pembeli. Hal ini bisa disebabkan oleh kesalahan dalam invoice asli atau peningkatan harga barang atau jasa.
3. Invoice Pro Forma: Ini adalah invoice pendahuluan yang dikirim kepada pembeli sebelum pengiriman atau penyerahan barang. Invoice ini biasanya mencakup detail seperti item yang dibeli, berat pengiriman, dan biaya transportasi. Invoice pro forma sering digunakan dalam transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai pada impor.

Selain ketiga jenis invoice di atas, ada juga E-Invoice (Electronic Invoice). Dengan kemajuan teknologi, banyak orang dan bisnis yang lebih memilih untuk menggunakan invoice elektronik atau disebut juga online invoice sebagai alternatif dokumen kertas. E-invoice mencakup berbagai dokumen transaksi antara dua pihak dan memastikan ketentuan perjanjian mereka dipenuhi. Dokumen ini dapat mencakup invoice dan tanda terima, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pembayaran.

Zahir Simply (Aplikasi Invoice Gratis): Solusi Buat Invoice Online dengan Mudah dan Cepat

Setelah Anda memahami apa itu invoice, pasti Anda merasa bahwa  efisiensi waktu dan kemudahan dalam setiap proses pembuatan invoice sangatlah krusial. Untuk itu, Zahir Simply hadir  menjadi solusi buat invoice online (online invoice). Zahir Simply adalah aplikasi invoice gratis yang memungkinkan Anda membuat online invoice secara cepat, mudah, dan dapat langsung dikirim ke pelanggan yang Anda inginkan. Zahir Simply menawarkan berbagai keuntungan bagi bisnis Anda. Dengan desain antarmuka yang menarik dan mudah digunakan, Anda dapat membuat invoice yang mengesankan untuk klien Anda dalam waktu singkat. Selain itu, Zahir Simply juga memungkinkan Anda untuk membuat invoice sesuai keinginan Anda, menjadikan setiap invoice yang Anda buat unik dan menarik. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Zahir Simply menjadi pilihan tepat untuk bisnis Anda:

1. Berpengalaman dan Berinovasi: Zahir telah berpengalaman dan berinovasi selama lebih dari 26 tahun dalam bidang teknologi dan bisnis.
2. Terhubung dengan Business Partner: Zahir terhubung dengan ratusan business partner di Indonesia, memudahkan Anda dalam berbagai transaksi bisnis.
3. Meningkatkan Level Bisnis Anda: Zahir membantu bisnis Anda naik ke level yang lebih tinggi dengan berbagai fitur dan layanan yang ditawarkan.
4. Dipercaya oleh Pengusaha: Zahir telah dipercaya oleh ratusan ribu pengusaha di Indonesia.
5. Produk Anak Bangsa: Zahir adalah produk teknologi yang 100% buatan anak bangsa.
6. Layanan Aftersales yang Memuaskan: Zahir menawarkan layanan aftersales yang memuaskan untuk memastikan kepuasan pelanggan.

Kamu juga bisa mempelajari dulu bagaimana cara membuat invoice penjualan menggunakan Zahir sebagai gambaran betapa mudahnya buat iinvoice online dengan aplikasi invoice gratis Zahir Simply. Jadi, jika Anda sedang mencari solusi untuk membuat online invoice dengan mudah dan cepat, Zahir Simply bisa menjadi pilihan yang tepat. Coba Gratis Simply Invoice Sekarang!