Apa itu Stock Opname?
Sebelum membahas cara mudah Stock Opname otomatis, adapun kita harus tahu pengertian dari Stock Opname itu sendiri. Stock Opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stock yang berada di dalam suatu gudang perusahaan atau toko. Atau juga bisa diartikan sebagai salah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis usaha perdagangan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan jumlah yang dicatat pada sistem (software).
Sumber: (http://www.akuntansilengkap.com/akuntansi/pengertian-stock-opname-adalah-tujuan-dan-periode/)
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Stock Opname merupakan kegiatan perhitungan/pencocokan barang yang tersedia di fisik (gudang) dengan yang tersedia di catat atau program.
Kapan dilakukan ?
Prosesnya sendiri pada umumnya dilakukan setiap akhir periode, misal akhir bulan atau akhir tahun tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Beda lagi dengan perusahaan menggunakan Sistem Pengendalian Intern yang rapi biasanya dilakukan setiap 3 bulan sekali.
Mengapa dilakukan ?
1. Agar dapat mengetahui stok yang tercatat pada sistem adalah sama dengan stok yang tersedia di fisik.
2. Untuk merekap barang-barang yang hilang atau terjadi kerusakan, sehingga bisa dengan mudah mengantisipasi agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.
3. Untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan suatu perusahaan, yang termasuk salah satu fungsi Sistem Pengendalian Intern.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa “Mengapa dalam suatu perusahaan perlu adanya Stock Opname?”
Apabila terjadi selisih antara catatan dan jumlah persediaan fisik maka perlu dilakukan Stock Opname. Selisih tersebut biasanya terdapat kesalahan pencatatan atau terjadi kecurangan yang berkaitan dengan perusahaan. Namun, dalam perusahaan besar seperti menggunakan Sistem Pengendalian Intern yang baik Stock Opname biasanya dilakukan oleh petugas khusus (audit). Hal tersebut untuk menghindari terjadi manipulasi data oleh petugas/oknum yang tidak bertanggung jawab. Oleh karenanya Stok Opname sangat penting untuk dilakukan.
Bagaimana cara melakukannya?
Hal yang terpenting saat melaksanakan Stock Opname tidak harus mengganggu kegiatan operasional Gudang, tidak perlu ditutup dan kegiatan dihentikan selama proses berlangsung, namun harus melakukan metode Stok Opname yang benar, sebagai berikut:
1. Siapkan Sarana dan Prasarana penunjang pelaksanaan Stock Opname : Label keterangan sudah terhitung, kertas kerja perhitungan, papan perhitungan.
2. Pengumuman akan adanya Stok Opname sehingga setiap orang dapat memperhatikan dan untuk mengantisipasi terjadi kesalahan/kecurangan.
3. Penyelesaian pencatatan stock masuk dan stock keluar sampai periode opname.
4. Kesiapan tim opname, terdiri dari pihak penghitung, pihak pencatat dan pihak pemeriksa.
Sumber: (http://javadanphp.blogspot.co.id/2013/07/stock-opname-pelajari-teorinya-baru.html)
Dalam proses stok opname di Zahir Accounting 6, bisa dilakukan secara otomatis, namun sebelumnya dilakukan secara manual dengan menghitung yang tersedia di fisik terlebih dahulu kemudian di catat di data CSV seperti contoh pada program. Di Zahir Accounting 6 adapun prosesnya yaitu melalui impor data melalui CSV dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pilih Windows/File Explorer > Local Disk C > Program Files / Program File (x86) > Zahir Accounting 6 > Contoh Table CSV > Pilih File Stock Opname Persediaan
Pastikan tampilannya seperti gambar diatas. Pada kolom kode barang dan kode gudang diisikan sesuai data produk yang sudah di input dalam program. Pada kolom QTY diisikan sesuai dengan perhitungan fisik yang ada di gudang suatu perusahaan.
2. Pilih Plugin > Impor Transaksi > Saldo Awal Persediaan
3. Arahkan file CSV dimana Anda menyimpan database. Kemudian klik Proses.
4. Setelah klik Proses > Arahkan ke Modul Persediaan > Pilih Menu Stock Opname
5. Setelah klik Tambah Data pada Menu Stock Opname, maka muncul tampilan lokas/gudang, tujuannya untuk memilih gudang mana yang akan di stock opname.
6. Misal, Pilih Gudang Head Quarter maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :
7. Setelah itu klik Proses, tentukan akun berdasarkan transaksi, misal pilih kerusakan dan kegagalan material atau selisih stock opname (jika terjadi selisih).
8. Klik Lanjutkan, maka tampilan akhir dari proses stock opname yang muncul seperti di bawah ini :
9. Lalu Klik Rekam : Untuk Menyimpan Transaksi dan Menjurnal (Posting)
Rekam Draft : Untuk Menyimpan Transaksi tanpa terbentuknya jurnal (belum di posting)
Batal : Untuk Membatalkan Transaksi.
Demikianlah penulisan artikel singkat ini, Semoga dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian. Sekian dan terima kasih.
Penulis : Achmad Yunianto Dwi Pramulya
