Apa Itu General Ledger? Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

General Ledger adalah istilah lain dari buku besar yang merupakan fondasi dari setiap sistem akuntansi. GL adalah tempat di mana semua transaksi keuangan perusahaan dicatat dan disimpan rapi. Dalam konteks bisnis, General Ledger berfungsi sebagai buku harian yang mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Dari pembelian inventaris hingga pembayaran asuransi, setiap detail transaksi dicatat di sini. Namun, sebenarnya apa itu General Ledger? Bagaimana cara membuatnya? Dan mengapa penting bagi bisnis Anda? Mari kita cari tahu lebih lanjut infonya di bawah ini ya.

Apa Itu General Ledger?

General Ledger, atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai buku besar, adalah dokumen penting dalam dunia akuntansi. General Ledger adalah sebuah buku yang berisi catatan semua transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan beroperasi. Dalam konteks akuntansi, General Ledger adalah tempat di mana semua entri jurnal dari buku harian disimpan dalam bentuk debit dan kredit. General Ledger adalah inti dari sistem akuntansi entri ganda, di mana setiap transaksi mempengaruhi setidaknya dua akun. Misalnya, jika perusahaan membeli inventaris, itu akan mempengaruhi akun kas dan akun persediaan. Dengan demikian, General Ledger berfungsi sebagai pusat data keuangan perusahaan, mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi.

Fungsi General Ledger

Fungsi utama General Ledger adalah untuk menyediakan ringkasan kesehatan keuangan perusahaan. Dengan melihat General Ledger, pemimpin bisnis dan keuangan dapat memahami posisi keuangan perusahaan secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari General Ledger:

1. Mencatat Transaksi

General Ledger atau disingkat GL berfungsi untuk mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Ini termasuk penjualan, pembelian, pengeluaran, dan penerimaan.

2. Membantu dalam Pembuatan Laporan Keuangan

Data yang ada dalam GL digunakan untuk membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

3. Membantu dalam Audit

Selain itu, GL juga berfungsi sebagai jejak kertas dalam kasus audit. Auditor dapat melihat GL untuk memverifikasi transaksi dan memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar.

4. Membantu dalam Perencanaan

Dengan melihat data dalam GL, pemimpin bisnis dapat merencanakan kebutuhan bisnis seperti pembelian inventaris, menentukan harga produk, dan membiayai semua kebutuhan.

Manfaat General Ledger

Manfaat dari General Ledger sangat banyak, terutama dalam bidang akuntansi dan keuangan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari GL:

• Akurasi Data

General Ledger membantu memastikan bahwa semua transaksi keuangan dicatat dengan akurat. Tim akuntansi harus secara teratur memverifikasi data dalam General Ledger dengan laporan bank bulanan dan rekonsiliasi buku.

• Meningkatkan Efisiensi

Dengan semua data keuangan disimpan di satu tempat, proses akuntansi menjadi lebih efisien. Ini juga memudahkan proses audit dan penyusunan laporan keuangan.

• Membantu dalam Pengambilan Keputusan

Data dalam General Ledger dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis. Misalnya, data penjualan dapat digunakan untuk menentukan produk mana yang paling laris, dan data pengeluaran dapat digunakan untuk menemukan area di mana perusahaan dapat menghemat biaya.

Elemen Penting dalam General Ledger

Di dalam General Ledger harus mencakup beberapa elemen penting berikut:

1. Entri Jurnal: Setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan harus dicatat sebagai entri jurnal dalam General Ledger. Entri jurnal mencakup tanggal transaksi, deskripsi transaksi, dan jumlah debit atau kredit.
2. Akun: General Ledger harus mencakup berbagai akun yang mencerminkan aspek keuangan perusahaan. Misalnya, akun kas, akun piutang, akun hutang, akun pendapatan, dan akun biaya.
3. Debit dan Kredit: Setiap entri jurnal dalam General Ledger harus mencakup debit dan kredit yang sesuai. Debit dan kredit harus seimbang, yang berarti total debit harus sama dengan total kredit.
4. Saldo Akun: General Ledger harus mencakup saldo akhir untuk setiap akun pada akhir periode akuntansi.
5. Referensi Dokumen: Jika transaksi keuangan didukung oleh dokumen seperti faktur atau resi, referensi ke dokumen ini harus dicatat dalam General Ledger.

Cara Membuat General Ledger

Membuat General Ledger adalah proses yang melibatkan beberapa langkah. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat General Ledger:

1. Identifikasi Akun

Langkah pertama dalam membuat General Ledger adalah mengidentifikasi semua akun yang akan dicatat dalam buku besar. Ini termasuk akun seperti kas, piutang, hutang, persediaan, dan sebagainya.

2. Buat Entri Jurnal

Setelah semua akun telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah membuat entri jurnal untuk setiap transaksi. Entri jurnal adalah catatan dari setiap transaksi yang mencakup detail seperti tanggal, jumlah, dan akun yang terpengaruh.

3. Posting ke Buku Besar

Setelah entri jurnal dibuat, mereka kemudian diposting ke buku besar. Proses ini melibatkan mentransfer entri jurnal ke akun yang relevan dalam buku besar.

4. Rekonsiliasi

Langkah terakhir dalam proses ini adalah rekonsiliasi, yang melibatkan memastikan bahwa total debit dan kredit dalam buku besar seimbang.

Contoh General Ledger

Berikut adalah contoh sederhana dari GL yaitu:

Tanggal	Deskripsi	Debit	Kredit
01 Jan 2023	Pembelian Inventaris	500	–
02 Jan 2023	Penjualan Barang	–	700
03 Jan 2023	Pembayaran Gaji	200	–

  Dalam contoh ini, kita dapat melihat bahwa setiap transaksi dicatat dengan tanggal, deskripsi, dan jumlah debit atau kredit.

Memahami Perbedaan Antara General Ledger dan Trial Balance

General Ledger dan Trial Balance adalah dua elemen penting dalam sistem akuntansi. Meskipun keduanya berfungsi untuk mencatat transaksi keuangan, mereka memiliki perbedaan yang signifikan. General Ledger adalah database yang berisi semua akun perusahaan dengan transaksinya. GL adalah tempat di mana semua transaksi keuangan dicatat secara detail. Di sisi lain, Trial Balance adalah laporan yang menyediakan saldo akhir dari setiap akun tersebut. Trial Balance mengambil semua data dalam General Ledger dan meringkasnya untuk memberikan fakta dan angka penting yang membantu Anda melihat apakah akun Anda seimbang. Dengan kata lain, Trial Balance adalah ringkasan dari General Ledger dan digunakan untuk memastikan bahwa total debit sama dengan total kredit.

Apa Itu Subsidiary Ledger? Apa Perbedaannya dengan General Ledger?

Subsidiary Ledger adalah laporan detail akun yang terdiri dari informasi transaksi. Subsidiary Ledger dikenal sebagai subset dari GL dalam dunia akuntansi. Dengan kata lain, Subsidiary Ledger adalah bagian dari General Ledger. Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa Subsidiary Ledger adalah kumpulan akun yang merupakan subset dari General Ledger, sedangkan General Ledger adalah kumpulan akun utama. Subsidiary Ledger menyimpan detail untuk akun kontrol General Ledger. Setelah informasi dicatat dalam Subsidiary Ledger, informasi tersebut secara periodik diringkas dan diposting ke akun kontrol dalam General Ledger, yang pada gilirannya digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan

Cara Membuat General Ledger Lebih Mudah dengan Zahir

General Ledger atau Buku Besar merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah mencatat jurnal transaksi. Buku Besar yang berisikan hasil mutasi transaksi hasil postingan jurnal ini berfungsi untuk melihat kumpulan mutasi per akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat jurnal penyesuaian sampai kepada laporan keuangan. Secara konvensional, untuk mem-posting jurnal ke buku besar diperlukan ketelitian dalam menghitung satu persatu nilai akun yang terdapat di jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilainya berdasarkan posisinya di debit atau kredit. Jika sudah ditemukan nilai akhirnya, barulah nilai saldo akhir yang diperoleh dimasukkan ke akun di buku besar, begitu pun dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan pasiva seimbang. Tentunya cara ini rumit dan rentan akan kesalahan. Untuk mengatasi hal ini, banyak perusahaan yang beralih ke penggunaan software GL atau General Ledger. Software GL merupakan software akuntansi untuk mencatat segala transaksi jurnal, buku besar, hingga menghasilkan laporan keuangan seperti Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas, dan lain-lain secara otomatis. Software GL pada umumnya dibuat secara sederhana untuk mencatat data master (akun, nama, dan lain-lain) dan jurnal double entry yakni posisi debit dan kredit langsung di form yang sudah disediakan di menunya.

Zahir Online, Solusi Membuat General Ledger dan Laporan Keuangan yang Paling Praktis

Software keuangan terbaik Zahir adalah solusi terbaik untuk membuat General Ledger dengan mudah dan praktis. Zahir Online adalah software akuntansi online yang menyediakan semua kebutuhan tim Finance dalam satu aplikasi yang terautomasi. Dengan Zahir Online, transaksi bisnis menjadi lebih instan, mudah diakses di semua device, dan catatan keuangan menjadi jauh lebih efisien. Selain itu, Zahir juga menawarkan fitur-fitur yang memudahkan proses akuntansi, seperti pencatatan jurnal double entry, menampilkan dan mencetak voucer jurnal, Buku Besar, Neraca Saldo, Neraca, Laporan Laba-Rugi, dan lainnya. Mulailah membuat General Ledger dan seluruh laporan akuntansi yang lebih baik dengan Zahir Online. Klik di sini untuk mencoba Zahir Online secara gratis sekarang juga! Let’s #FeelTheGrowth with Zahir Online!