Memahami Pengertian Administrasi, Fungsi, Ciri-ciri, & Jenisnya

Berada di tengah tantangan bisnis yang semakin dinamis, Anda sebagai pengusaha atau manajer perusahaan tentunya perlu memahami berbagai elemen penting yang akan membentuk fondasi perusahaan atau organisasi Anda. Salah satu elemen tersebut adalah sistem administrasi. Untuk itu, pada kesempatan kalin ini, kita akan membahas lebih dalam mulai dari pengertian administrasi, tujuan dan fungsi, ciri-ciri, hingga contohnya. Tanpa menunggu lama, yuk simak penjelasannya berikut ini!

Apa Itu Administrasi?

Administrasi adalah suatu bentuk kegiatan yang melibatkan proses pengaturan hingga pengurusan informasi secara sistematis di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Mungkin Anda kerap mendengar bahwa kegiatan administrasi sering disebut juga dengan kegiatan tata usaha atau ketatausahaan. Ini termasuk berbagai kegiatan seperti penyusunan dan pencatatan data, pembukuan keuangan, hingga perencanaan keuangan, yang semuanya dijalankan oleh sekelompok orang seperti staff administrasi, sekretaris, atau administrator.

Pengertian Administrasi dari Segi Etimologis

Asal kata administrasi yakni “ad” dan “ministrare” berasal dari bahasa Latin. Ad artinya intensif, sementara ministrare artinya membantu, memenuhi, atau melayani. Jadi, secara sederhana, administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan sebagai usaha untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dengan memanfaatkan sarana dan prasarana.

Pengertian Administrasi dalam Arti Sempit

Berbeda dengan sebelumnya, pengertian administrasi dalam arti sempit adalah administrasi merujuk pada serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengaturan dan pengelolaan informasi secara sistematis. Administrasi dalam artian sempit ini biasanya mencakup kegiatan penyusunan dan pencatatan data, seperti pembukuan keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, dan kegiatan administrasi lainnya yang bersifat teknis.

Pengertian Administrasi Secara Luas

Sementara pengertian administrasi secara luas adalah adminitrasi melibatkan segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh sekelompok orang yang memiliki tujuan untuk mencapai suatu tujuan bersama secara efektif dan efisien. Administrasi dalam arti luas ini melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan.

10 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Berbagai ahli telah mendefinisikan apa itu administrasi berdasarkan sudut pandang mereka. Mari kita lihat beberapa definisi atau pengertian administrasi menurut para ahli berikut ini:

1. Pengertian Administrasi Menurut The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, administrasi adalah proses koordinasi kerja sama yang efektif antara dua orang atau lebih dalam upaya mencapai tujuan bersama. Ini melibatkan fungsi perencanaan, organisasi, aktivasi, pengendalian, dan pengawasan.

2. Pengertian Administrasi Menurut Sondang P Siagian

Pendekatan Sondang P. Siagian terhadap administrasi adalah bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dia menekankan pentingnya efisiensi dalam proses ini.

3. Pengertian Administrasi Menurut Ulbert

Menurut Ulbert, administrasi adalah proses penentuan tujuan, perumusan kebijakan dan prosedur, dan penentuan metode kerja yang efektif untuk mencapai tujuan.

4. Pengertian Administrasi Menurut Artur Grager

Artur Grager berpendapat bahwa administrasi adalah proses kerja sama dalam grup untuk mencapai tujuan bersama. Proses ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

5. Pengertian Administrasi Menurut Henry Fayol

Henry Fayol, seorang pionir dalam teori manajemen, berpendapat bahwa administrasi adalah proses merumuskan dan mencapai tujuan organisasi melalui penggunaan sumber daya manusia dan material secara efisien.

6. Pengertian Administrasi Menurut Leonard D. White

Menurut Leonard D. White, administrasi adalah seni dan ilmu merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan upaya manusia dalam memenuhi tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi.

7. Pengertian Administrasi Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah seni mencapai hasil melalui orang lain. Mereka menekankan pentingnya kepemimpinan dalam proses administrasi.

8. Pengertian Administrasi Menurut Orwad Tead

Orwad Tead menganggap administrasi sebagai seni mengarahkan orang dan mengendalikan operasi organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

9. Pengertian Administrasi Menurut George Terry

George Terry mengartikan administrasi sebagai proses khusus yang digunakan untuk mencapai tujuan melalui orang lain. Administrasi, menurutnya, mencakup semua aktivitas yang dilakukan oleh manajer untuk mencapai tujuan organisasi.

10. Pengertian Administrasi Menurut WH Evans

Menurut W.H. Evans, administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian kegiatan bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Administrasi Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah kegiatan atau proses penyusunan dan pencatatan data, pengaturan, dan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan secara sistematis.

Tujuan Administrasi

Tujuan utama administrasi adalah untuk memastikan bahwa organisasi atau perusahaan beroperasi dengan efisien dan efektif dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dengan kata lain, administrasi berusaha untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia dengan cara yang paling efektif. Administrasi juga bertujuan untuk:

1. Membuat Rencana Usaha

Salah satu tujuan utama administrasi adalah menyusun program usaha yang komprehensif dan efektif. Dalam rangka tercapainya tujuan tersebut, langkah-langkah strategis perlu dipetakan dengan baik. Hal ini meliputi penetapan visi dan misi organisasi, perumusan tujuan jangka panjang dan jangka pendek, serta penentuan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Melakukan Evaluasi terhadap Kegiatan Organisasi

Tujuan kegiatan administrasi berikutnya adalah bertanggung jawab dalam melakukan evaluasi terhadap kegiatan organisasi. Evaluasi ini meliputi penilaian terhadap pencapaian tujuan, kinerja individu dan tim, serta efektivitas program-program yang telah dilaksanakan. Dengan melakukan evaluasi secara berkala, manajemen dapat mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan dalam organisasi, serta mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.

3. Mengawasi Kegiatan Administrasi

Pemantauan kegiatan administrasi adalah salah satu aspek penting dalam menjaga kelancaran operasional organisasi. Administrasi membantu organisasi untuk memantau berbagai aktivitas yang dilakukan oleh karyawan, termasuk pengelolaan sumber daya, pelaksanaan kebijakan, serta pemenuhan target dan standar yang telah ditetapkan. Dengan pemantauan yang efektif, manajemen dapat mengidentifikasi masalah potensial dan mengambil langkah-langkah korektif sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

4. Menjamin Keamanan Kegiatan Usaha

Keamanan merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan usaha. Oleh karena itu, pelaksanaan administrasi penting untuk dilakukan. Administrasi memiliki peran dalam memastikan bahwa semua aspek kegiatan organisasi terlindungi dari risiko dan ancaman yang mungkin terjadi. Hal ini meliputi perlindungan terhadap aset fisik, data sensitif, dan informasi rahasia perusahaan. Administrasi juga bertugas untuk menyusun kebijakan keamanan yang sesuai, melaksanakan prosedur pengamanan, dan melibatkan semua pihak terkait dalam menjaga keamanan organisasi.

Ciri-ciri Administrasi

Administrasi sebagai elemen vital dalam setiap entitas bisnis, memiliki ciri-ciri atau karakteristik yang unik. Pengenalan terhadap ciri-ciri ini bukan hanya membantu Anda memahami bagaimana proses administratif berjalan, tetapi juga membantu dalam mengoptimalkan fungsi dan efisiensi operasional organisasi. Berikut ini adalah ciri-ciri utama yang umumnya terdapat dalam administrasi.

1. Melibatkan Sebuah Tim

Dalam administrasi, sangat jarang terjadi bahwa segalanya dikerjakan oleh satu individu saja. Sebuah tim atau sekelompok orang biasanya terlibat dalam proses administratif. Dalam tim ini, setiap individu memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing yang berkontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, kerja sama dan koordinasi yang baik antar anggota tim menjadi elemen penting dalam proses administrasi.

2. Membangun Kerjasama

Seperti disebutkan di atas, administrasi melibatkan banyak individu yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam hal ini, kerjasama antara individu menjadi ciri penting dari administrasi. Melalui kerjasama, setiap individu dapat bekerja sama dengan efektif dan efisien, memungkinkan tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih baik.

3. Memiliki Tujuan yang Harus Dicapai

Administrasi selalu diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini dapat berupa tujuan jangka panjang organisasi atau tujuan jangka pendek yang spesifik untuk suatu proyek atau inisiatif tertentu. Dengan tujuan yang jelas, semua aktivitas dan sumber daya dalam administrasi dapat diarahkan dengan lebih efektif.

4. Melakukan Proses Kegiatan Operasional

Administrasi melibatkan berbagai proses operasional yang membantu organisasi mencapai tujuannya. Ini dapat mencakup perencanaan, pengorganisasian, penjadwalan, pengawasan, dan lain sebagainya. Proses-proses ini memastikan bahwa semua aktivitas dan sumber daya organisasi digunakan dengan cara yang paling efisien dan efektif.

5. Melakukan Kegiatan Bimbingan, Kepemimpinan, dan Pengawasan

Administrasi tidak hanya melibatkan eksekusi tugas dan tanggung jawab, tetapi juga melibatkan pengarahan dan pengawasan orang lain dalam melaksanakan tugas mereka. Ini mencakup bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan untuk memastikan bahwa semua anggota tim bekerja sesuai dengan standar dan tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Baca juga: Jenis-jenis Laporan Keuangan yang Perlu Pengusaha Startup Ketahui

Fungsi Administrasi

Sistem admnistrasi memiliki fungsi penting dalam pengelolaan organisasi atau bisnis. Melalui berbagai aktivitas administrasi, tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi dari kegiatan administrasi yang umum dilakukan:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan langkah awal dalam aktivitas administrasi. Dalam hal ini, administrator atau staff administrasi merumuskan tujuan organisasi dan menentukan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan melibatkan pengaturan sumber daya, menetapkan tugas, serta mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian melibatkan pengaturan struktur organisasi yang efisien. Administrator atau staff administrasi membagi tugas dan tanggung jawab kepada anggota staff administrasi. Selain itu, mereka juga membentuk hubungan kerja yang jelas antara anggota staff administrasi. Hal ini penting untuk mencapai koordinasi yang baik dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3. Kepegawaian (Staffing)

Kepegawaian melibatkan proses perekrutan, seleksi, dan penempatan staff administrasi yang berkualitas. Administrator atau staff administrasi bertanggung jawab untuk mencari orang-orang yang memiliki keahlian dan keterampilan yang sesuai untuk mengisi posisi dalam organisasi. Tujuan dari kegiatan kepegawaian adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki staff administrasi dari divisi yang kompeten serta dapat bekerja secara efektif.

4. Mengarahkan (Directing)

Mengarahkan melibatkan pengawasan dan motivasi terhadap staff administrasi. Administrator atau staff administrasi memberikan arahan, instruksi, serta motivasi kepada staff administrasi agar mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien. Hal ini melibatkan komunikasi yang baik, delegasi tugas, serta pemantauan kinerja.

5. Koordinasi (Coordinating)

Koordinasi melibatkan penggabungan dan sinkronisasi berbagai aktivitas dan upaya dalam organisasi. Administrator atau staff administrasi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa berbagai bagian atau divisi dalam organisasi dapat bekerja bersama-sama dengan harmonis. Koordinasi diperlukan untuk mencapai keselarasan dalam pencapaian tujuan organisasi.

6. Pelaporan (Reporting)

Pelaporan melibatkan pengumpulan dan penyampaian informasi yang relevan kepada pihak yang berkepentingan. Administrator atau staff administrasi menyusun laporan kegiatan, keuangan, atau perkembangan organisasi secara periodik. Hal ini membantu dalam pemantauan kinerja dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

7. Penganggaran (Budgeting)

Penganggaran melibatkan perencanaan dan pengendalian anggaran organisasi. Administrator atau staff administrasi merumuskan anggaran yang mencakup alokasi dana untuk berbagai kegiatan organisasi. Dengan penganggaran yang baik, organisasi dapat mengatur penggunaan sumber daya secara efisien dan memastikan pemenuhan tujuan organisasi.

Jenis-Jenis Administrasi

Ada berbagai jenis administrasi yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan konteks tertentu. Berikut adalah beberapa jenis administrasi yang umum ditemui.

1. Administrasi Umum

Merupakan jenis administrasi yang kegiatannya mencakup berbagai fungsi administrasi yang terkait dengan manajemen umum organisasi atau bisnis. Administrasi umum melibatkan perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, mengarahkan, koordinasi, pelaporan, dan penganggaran.

2. Administrasi Keuangan

Fokus utama dalam administrasi keuangan adalah pada pengelolaan keuangan dan aset organisasi. Administrasi keuangan melibatkan aktivitas seperti pengelolaan anggaran, pelaporan keuangan, analisis keuangan, dan pengelolaan risiko keuangan.

3. Administrasi Publik

Jenis administrasi selanjutnya berkaitan dengan kepentingan publik. Administrasi publik adalah salah satu jenis administrasi yang terkait dengan pengelolaan dan penyelenggaraan layanan publik serta kebijakan publik. Administrasi publik melibatkan kegiatan administrasi dalam pemerintahan, instansi publik, dan sektor nirlaba yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan meningkatkan kualitas hidup.

4. Administrasi Kepegawaian

Berikutnya yaitu administrasi kepegawaian berfokus pada manajemen sumber daya manusia dan administrasi tenaga kerja dalam suatu organisasi. Administrasi kepegawaian melibatkan perekrutan, seleksi, pengembangan, manajemen kinerja, dan administrasi kebijakan terkait pegawai.

5. Administrasi Negara

Jenis administrasi yang satu ini berkaitan erat dengan pengelolaan dan pelaksanaan kebijakan negara. Administrasi negara melibatkan administrasi di tingkat pemerintahan nasional, regional, atau lokal untuk menjalankan fungsi-fungsi pemerintahan yang mencakup pengaturan, pengawasan, dan pelayanan kepada masyarakat.

6. Administrasi Pendidikan

Dalam administrasi pendidikan, fokusnya adalah pengelolaan lembaga pendidikan seperti sekolah, perguruan tinggi, atau universitas. Administrasi pendidikan melibatkan manajemen akademik, administrasi keuangan, pengembangan kurikulum, pengawasan pengajaran, dan pengelolaan sumber daya pendidikan.

7. Administrasi Perkantoran

Kemudian ada administrasi kantor yang terkait dengan pengelolaan operasional dan administratif dalam suatu kantor atau perusahaan. Administrasi dibutuhkan untuk mengatur administrasi dokumen, pengaturan jadwal, komunikasi internal, pengelolaan inventaris, dan pemeliharaan fasilitas kantor.

8. Administrasi Usaha

Selanjutnya adalah administrasi usaha yang melibatkan pengelolaan dan operasional perusahaan atau bisnis. Administrasi usaha mencakup manajemen operasional, pengelolaan proyek, pemasaran, keuangan, dan strategi bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan.

9. Administrasi Sarana dan Prasarana

Terakhir adalah administrasi sarana dan prasarana melibatkan pengelolaan dan perawatan infrastruktur fisik dalam organisasi, seperti bangunan, fasilitas, dan peralatan. Administrasi sarana dan prasarana bertujuan untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana yang diperlukan untuk kegiatan organisasi berfungsi dengan baik.

Baca juga: Software Akuntansi atau Excel? Mana yang Lebih Baik Untuk Bisnis Kamu?

Unsur-unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, ada delapan unsur penting dalam administrasi yang mencakup pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Setiap unsur ini memiliki peran khusus dalam menjalankan fungsi administrasi dan memastikan kelancaran operasional organisasi. Berikut adalah penjabaran lebih lanjut mengenai masing-masing unsur administrasi tersebut:

• Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi, tugas, dan tanggung jawab yang jelas. Unsur ini melibatkan pembagian kerja, pembentukan tim, serta penentuan hirarki dan saluran komunikasi dalam organisasi. Tujuannya adalah menciptakan kerangka kerja yang efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

• Manajemen

Unsur manajemen melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dalam menjalankan kegiatan organisasi. Manajemen bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya organisasi, mengoptimalkan kinerja individu dan tim, serta memastikan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

• Tata Hubungan

Tata hubungan mencakup interaksi dan komunikasi antara anggota organisasi. Unsur ini melibatkan pembentukan hubungan yang baik antara manajemen, karyawan, dan pihak terkait lainnya. Tujuannya adalah memfasilitasi kolaborasi, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan yang efektif.

• Kepegawaian

Unsur kepegawaian berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi. Hal ini mencakup perekrutan, seleksi, penempatan, pengembangan, dan pengelolaan karyawan. Administrasi harus memastikan bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang kompeten dan berkualitas untuk mencapai tujuan organisasi.

• Keuangan

Unsur keuangan melibatkan manajemen keuangan organisasi, termasuk perencanaan anggaran, pengelolaan pendapatan, pengendalian pengeluaran, dan pelaporan keuangan. Administrasi bertanggung jawab untuk memastikan keuangan organisasi dikelola dengan baik dan transparan.

• Perbekalan

Unsur perbekalan melibatkan pengelolaan dan pengadaan sumber daya materiil yang diperlukan dalam operasional organisasi. Ini meliputi pengadaan barang, inventarisasi, distribusi, dan pengendalian stok. Administrasi bertugas untuk memastikan ketersediaan dan penggunaan yang efisien dari perbekalan yang dibutuhkan.

• Tata Usaha

Tata usaha melibatkan pengelolaan administrasi umum, seperti pengelolaan data, arsip, surat-menyurat, dan kegiatan administratif lainnya. Unsur ini mencakup pemeliharaan sistem informasi, pelaksanaan kebijakan administrasi, serta pemantauan dan perbaikan prosedur kerja.

• Perwakilan

Unsur perwakilan berkaitan dengan hubungan organisasi dengan pihak eksternal, termasuk klien, mitra bisnis, pemerintah, dan masyarakat. Administrasi berperan sebagai wakil organisasi dalam menjalin komunikasi, bernegosiasi, dan membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pihak-pihak terkait.

Peran Administrasi dalam Perusahaan

Peran administrasi dalam perusahaan sangat penting dan beragam. Administrasi bertanggung jawab untuk menyusun dan mengelola berbagai kegiatan organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang efisiensi, efektivitas, dan keberhasilan. Melalui fungsi-fungsi administrasi seperti perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pelaporan, pembuatan anggaran, penempatan posisi, serta aspek-aspek lainnya, administrasi memberikan landasan yang kokoh bagi operasional perusahaan. Administrasi juga berperan dalam menjaga kelancaran hubungan antara anggota tim, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, serta memantau dan mengevaluasi kinerja organisasi secara berkala. Dengan memainkan peran ini, administrasi berkontribusi dalam menciptakan lingkungan yang terstruktur, terorganisir, dan berdaya guna bagi kesuksesan perusahaan.

Contoh Administrasi

Contoh konkrit dari administrasi dapat ditemukan dalam berbagai aspek operasional perusahaan. Misalnya, dalam pengorganisasian, administrasi akan menyusun struktur organisasi dengan menetapkan posisi dan tanggung jawab setiap anggota tim. Mereka juga akan mengatur jadwal kerja, mengelola absensi karyawan, serta menjaga catatan yang akurat mengenai inventaris perusahaan. Dalam hal keuangan, administrasi akan mengelola anggaran perusahaan, mencatat transaksi keuangan, serta menyusun laporan keuangan yang penting untuk pengambilan keputusan bisnis. Administrasi juga berperan dalam pengelolaan sumber daya manusia, termasuk perekrutan dan seleksi karyawan baru, administrasi gaji dan tunjangan, serta pelaksanaan program pengembangan karyawan. Selain itu, administrasi juga berhubungan dengan aspek tata usaha seperti manajemen dokumen, pengelolaan data, dan pelaksanaan kebijakan perusahaan. Semua ini adalah contoh bagaimana administrasi berperan dalam menjalankan tugas-tugas penting untuk menjaga kelancaran dan efisiensi operasional perusahaan demi mencapai tujuan yang ditentukan.

Kegiatan Administrasi Keuangan Jadi Lebih Efektif dengan Zahir Online!

Ingin menjalankan kegiatan administrasi keuangan dengan lebih efektif? Zahir hadir untuk memenuhi kebutuhan Anda. Zahir Online menyediakan solusi lengkap untuk mengelola keuangan perusahaan dengan lebih efisien. Dari perencanaan anggaran hingga pelaporan keuangan, Zahir Online menawarkan fitur-fitur yang canggih untuk membantu Anda mengelola keuangan perusahaan dengan hasil yang cepat dan akurat. Jangan biarkan kompleksitas administrasi keuangan menghambat kemajuan perusahaan Anda. Rasakan kemudahan mengelola keuangan perusahaan hanya dengan satu aplikasi Zahir Online. Daftarkan dirimu sekarang juga!