PO atau Purchase Order Adalah: Fungsi dan Contohnya

Dalam dunia bisnis, PO atau purchase order adalah instrumen penting yang memainkan peran krusial dalam menjembatani hubungan antara pembeli dan supplier. PO berfungsi sebagai panduan yang menguraikan detail barang yang dipesan, termasuk kuantitas, harga, tanggal pengiriman, serta syarat-syarat lainnya. Selain itu, PO juga menjadi fondasi utama untuk memastikan kejelasan dan kesepakatan antara supplier dan pembeli. Dengan adanya PO, risiko kebingungan atau kesalahan dalam proses transaksi dapat dihindari, sehingga meminimalkan potensi konflik di kemudian hari. Mau tahu informasi lebih lengkap mengenai purchase order atau PO ini? Simak pemaparannya berikut ini.

Pengertian Purchase Order (PO)

Purchase Order adalah dokumen resmi yang digunakan dalam transaksi jual beli antara pembeli dan penjual. Dokumen ini dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual sebagai bukti permintaan pembelian barang atau jasa. Purchase Order, atau yang sering disingkat sebagai PO, berisi informasi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk nama produk, jumlah, harga satuan, dan metode pembayaran. PO adalah dokumen penting dalam proses pembelian karena membantu meminimalkan risiko terjadinya kesalahan dalam proses pemesanan dan pengiriman. Selain itu, PO juga berfungsi sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual tentang barang atau jasa yang akan dibeli dan disediakan.

Fungsi Purchase Order

PO memiliki berbagai fungsi dan manfaat, baik untuk pembeli maupun penjual. Berikut adalah beberapa fungsi Purchase Order:

1. Mencegah Double Order

Salah satu fungsi utama dari PO adalah untuk mencegah double order, yaitu kondisi di mana pembeli secara tidak sengaja memesan barang yang sama lebih dari satu kali. Dengan adanya PO, pembeli dan penjual dapat memastikan bahwa setiap pesanan dibuat dan diproses dengan tepat.

2. Meminimalkan Kesalahan Order dan Pengiriman

PO berfungsi untuk meminimalkan kesalahan dalam proses pemesanan dan pengiriman barang. Dengan adanya PO, pembeli dan penjual dapat memastikan bahwa detail pesanan, seperti nama barang, jumlah, dan harga, telah disepakati dan dicatat dengan benar.

3. Sebagai Bukti Transaksi dan Informasi Data

PO juga berfungsi sebagai bukti transaksi antara pembeli dan penjual. Dokumen ini dapat digunakan oleh kedua pihak untuk melacak dan memverifikasi pesanan. Selain itu, PO juga berfungsi sebagai sumber informasi data yang penting bagi departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran dan laporan keuangan.

Format PO Sederhana

Berikut adalah format sederhana untuk purchase order:

• Nomor PO: Nomor identifikasi untuk pesanan tertentu. Ini memfasilitasi pelacakan status PO.
• Tanggal PO: Tanggal pembuatan purchase order.
• ID Vendor: Nama, alamat, dan detail kontak pemasok.
• Informasi Pembeli: Nama perusahaan yang melakukan pemesanan, alamatnya, dan detail kontak lainnya.
• Informasi Vendor: Nama, alamat, dan detail kontak pemasok.
• Detail Pengiriman: Tempat di mana produk perlu dikirim.
• Alamat Penagihan: Bisa sama dengan alamat pengiriman.
• Metode Pengiriman: Media transit – jalur darat, kereta api, atau udara.
• Syarat Pembayaran: Periode kredit, diskon, dan syarat lainnya.
• Tanggal Pengiriman: Tanggal pengiriman yang diharapkan dari pesanan.
• Detail Pesanan: Deskripsi produk – nama merek, nomor SKU, nomor model, kuantitas, harga per unit, dan jumlah total (kuantitas dikalikan dengan harga).
• Freight: Biaya pengiriman
• Pajak: Ini mencakup pajak barang dan jasa, pajak penjualan negara, dan biaya lainnya.
• Total Nilai Pesanan: Agregasi dari jumlah total, freight, dan pajak.

Proses dan Prosedur Pembuatan PO

Proses pembuatan PO melibatkan beberapa langkah penting. Berikut adalah prosedur pembuatan PO:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam proses pembuatan PO adalah identifikasi kebutuhan. Ini melibatkan penentuan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Permintaan Pembelian

Setelah kebutuhan diidentifikasi, pembeli membuat Purchase Requisition (PR), yaitu dokumen permintaan pembelian yang disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan.

3. Pembuatan PO

Setelah PR disetujui, pembeli kemudian membuat PO. Dokumen ini berisi detail pesanan, termasuk nama barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

4. Pengiriman PO

Setelah PO dibuat, dokumen ini kemudian dikirimkan kepada penjual sebagai permintaan resmi untuk memenuhi pesanan.

5. Konfirmasi PO

Penjual kemudian akan memeriksa PO dan memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika diterima, penjual akan mengirimkan konfirmasi kepada pembeli.

6. Pemenuhan Pesanan

Setelah konfirmasi diterima, penjual kemudian akan mempersiapkan barang atau jasa yang dipesan untuk dikirimkan kepada pembeli.

7. Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima oleh pembeli, selanjutnya pembeli akan melakukan pembayaran sesuai dengan metode yang disepakati.

Manfaat PO

Manfaat Purchase Order

Purchase order memiliki berbagai manfaat, baik untuk pembeli maupun penjual. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:

1. Pelacakan: Purchase order memudahkan pelacakan pesanan dan pembayaran. Dengan nomor PO, perusahaan dapat dengan mudah melacak status pesanan dan memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan.
2. Akurasi: Purchase order membantu mengurangi kesalahan dalam proses pemesanan. Dengan detail yang jelas dan spesifik, risiko terjadinya kesalahan dalam proses pemesanan dan pengiriman dapat diminimalkan.
3. Pengendalian Inventaris: Purchase order membantu perusahaan dalam mengelola inventaris. Dengan melacak pesanan yang dibuat dan diterima, perusahaan dapat menjaga stok barang dengan lebih efisien.
4. Keuangan: Purchase order membantu perusahaan dalam mengelola keuangan. Dengan detail tentang barang yang dibeli dan harga per unit, perusahaan dapat merencanakan dan mengelola anggaran dengan lebih baik.
5. Hukum: Purchase order berfungsi sebagai kontrak hukum antara pembeli dan penjual. Ini membantu melindungi kedua belah pihak dalam hal sengketa.

Jenis Purchase Order

Berikut adalah empat jenis purchase order yang umum digunakan:

1. Standard Purchase Order

Jenis PO ini paling umum digunakan. Ini adalah perjanjian formal antara pembeli dan penjual yang mencakup detail spesifik tentang barang yang akan dibeli, seperti jumlah, harga per unit, dan tanggal pengiriman.

2. Planned Purchase Order

Jenis PO ini digunakan ketika pembeli dan penjual memiliki perjanjian jangka panjang. Ini mencakup detail seperti deskripsi barang, harga, dan syarat dan ketentuan, tetapi tanggal pengiriman dan jumlah barang yang akan dibeli bisa diubah.

3. Blanket Purchase Order

Jenis PO ini digunakan untuk pesanan berulang dari barang atau jasa yang sama. Ini biasanya mencakup periode waktu tertentu (misalnya, satu tahun) dan harga tetap.

4. Contract Purchase Order

Jenis PO ini digunakan untuk perjanjian jangka panjang yang mencakup sejumlah pesanan. Ini biasanya digunakan untuk barang atau jasa yang dipesan secara teratur. Masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Perbedaan Antara Purchase Order dan Invoice

Dalam dunia bisnis, terdapat berbagai dokumen yang digunakan untuk memfasilitasi dan mendokumentasikan transaksi. Dua dokumen penting yang seringkali menjadi titik fokus adalah Purchase Order (PO) dan Invoice. Meskipun keduanya berisi informasi tentang transaksi yang sama, Purchase Order dan Invoice memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli pada awal transaksi. PO mencatat detail transaksi seperti produk atau layanan yang dibutuhkan, jumlah, dan harga. Dokumen ini kemudian dikirimkan kepada penjual untuk mendapatkan persetujuan. Setelah disetujui, PO menjadi dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual. Di sisi lain, Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual setelah syarat-syarat dalam PO telah dipenuhi. Invoice mencakup harga yang telah disepakati sebelumnya dan harus dibayar oleh pembeli setelah pesanan selesai. Invoice juga dapat mencakup detail tentang metode pembayaran yang diinginkan oleh penjual. Secara sederhana, perbedaan utama antara PO dan Invoice adalah pada waktu dan tujuan pembuatannya. PO dibuat pada awal transaksi dan berfungsi sebagai permintaan resmi dari pembeli kepada penjual. Sementara itu, Invoice dibuat setelah transaksi selesai dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.

Perbedaan Antara Purchase Order dan Purchase Requisition

Purchase Order dan Purchase Requisition adalah dua dokumen yang sangat penting dalam proses pembelian barang atau jasa. Meskipun keduanya terkait dengan proses pembelian, mereka memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. PO berfungsi sebagai kontrak hukum antara pembeli dan penjual dan mencakup detail seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman. Di sisi lain, Purchase Requisition adalah dokumen internal yang digunakan dalam organisasi untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa. Purchase Requisition biasanya dikeluarkan oleh departemen atau individu dalam organisasi dan dikirimkan ke departemen pembelian atau manajemen untuk persetujuan. Purchase Requisition mencakup detail seperti jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, dan alasan pembelian. Secara sederhana, Purchase Requisition adalah langkah pertama dalam proses pembelian, di mana permintaan untuk pembelian barang atau jasa dibuat dan disetujui. Setelah Purchase Requisition disetujui, Purchase Order kemudian dikeluarkan kepada penjual untuk melakukan pembelian. Dengan demikian, perbedaan utama antara Purchase Order dan Purchase Requisition terletak pada tujuan dan penggunaannya. Purchase Requisition digunakan untuk meminta persetujuan pembelian, sedangkan Purchase Order digunakan untuk melakukan pembelian setelah persetujuan diberikan.

Contoh PO

Berikut ini contoh PO atau purchase order yang bisa Anda jadikan gambaran:

• Contoh Purchase Order (PO) Standar

 

• Contoh Purchas Order (PO) Umum

Keuntungan dan Kekurangan Purchase Order

Seperti halnya dengan setiap proses bisnis, penggunaan PO juga memiliki keuntungan dan kekurangan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Keuntungan

1. Meningkatkan Efisiensi: PO membantu meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian dengan meminimalkan kesalahan dan memudahkan pelacakan pesanan.
2. Meningkatkan Akurasi: Dengan adanya PO, pembeli dan penjual dapat memastikan bahwa detail pesanan telah disepakati dan dicatat dengan benar, sehingga mengurangi risiko kesalahan.
3. Meningkatkan Kontrol Keuangan: PO juga membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran dan laporan keuangan dengan menyediakan informasi yang akurat tentang pesanan.

Kekurangan

1. Memerlukan Waktu dan Sumber Daya: Proses pembuatan dan pengelolaan PO memerlukan waktu dan sumber daya, terutama untuk perusahaan besar yang memiliki banyak pesanan.
2. Kompleksitas: Proses pembuatan PO dapat menjadi cukup kompleks, terutama jika masih dilakukan secara manual.

Mengoptimalkan Manajemen Purchase Order dengan Zahir Online

Zahir Online adalah platform yang menawarkan solusi lengkap untuk kebutuhan bisnis Anda, termasuk manajemen Purchase Order. Dengan Zahir Online, Anda dapat membuat, melacak, dan mengelola Purchase Order dengan mudah dan efisien. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh Zahir Online dalam manajemen Purchase Order:

1. Pembuatan Purchase Order Secara Instan: Zahir Online memungkinkan Anda untuk membuat Purchase Order secara instan, mempercepat proses pemesanan dan memastikan bahwa semua detail pesanan dicatat dengan akurat.
2. Pelacakan Purchase Order: Dengan Zahir Online, Anda dapat melacak status Purchase Order Anda kapan saja dan di mana saja. Ini memastikan bahwa Anda selalu mendapatkan informasi terkini tentang pesanan Anda.
3. Integrasi dengan Sistem Bisnis Lainnya: Zahir Online dapat terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya, seperti sistem inventaris dan akuntansi. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola semua aspek bisnis Anda dalam satu platform.
4. Akses Multi-Device: Zahir Online dapat diakses dari berbagai perangkat, memungkinkan Anda untuk mengelola Purchase Order Anda kapan saja dan di mana saja.
5. Keamanan Data: Zahir Online menjamin keamanan data Anda dengan sistem keamanan yang kuat. Anda tidak perlu khawatir tentang kehilangan data atau akses tidak sah ke informasi Anda.

Dengan Zahir Online, manajemen Purchase Order menjadi lebih mudah dan efisien. Anda dapat fokus pada aspek bisnis lainnya sambil memastikan bahwa proses pemesanan Anda berjalan lancar. Coba Zahir GRATIS Sekarang!